一、采购管理制度与工作流程

1、申购

各项材料的请购部门如下：

（1）常备材料：生产管理部门

（2）预备材料：物料管理部门

（3）非常备材料：

       a.订货生产用料：生产管理部门

       b.其他用料：使用部门或物料管理部门

2、下单

（1）通常情况下，采购员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货编码，产品型号，数量。

（2）分析缺料信息是否合理，再将定单下给供应商，定单必须含有以下信息：材料名称、型号，数量，单价，金额，计划到货日期。

（3）采购审核员根据具体情况进行定单审核

（4）定单传真给客户以后，采购员需要与客户确认采购信息，并要求签字回传。

（5）紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，由上级主管签字，再交由采购紧急处理。

3、采购发单

　　采购定单完毕以后，采购员根据采购定单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司。

4、入库

　　收货员收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，定单号，存货编码，数量；如定单上的信息与采购定单不符，征求采购员意见是否可以收下。

5、退货

　　采购填写退货单，进行定单退货。

6、对帐

（1）月结

　　a.每个月月初，各供应商将上月月结表送至我公司，采购员根据我公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对月结表。

　　b.目前月结表中出现以下不足之处：无定单号，存货编码，退货数量，上月欠款余额，发生额至本期欠款余额等信息。

（2）增值税发票

　　校对发票上的以下信息：我公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称，数量，金额。在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于定单金额，特指一张定单只有一种材料的情况。

7、付款：

　　根据付款周期编制付款计划，由财务出纳安排付款。

二、委外外协出现问题怎么处理

1、传统解决方案：

尽量保存好单据，可能还会请文员专门做统计的事情，但是大部分文员完全不懂工艺，只能机械式的统计，很难判断是否合理，既浪费了人力，效果也不一定好。

2、管理系统解决方案：

（1）外发订单分供应商全部记录。

（2）数据根据供应商执行情况自动记录。

（3）所有数据清晰可查，减少和供应商的扯皮，有效减少查询和对账成本。

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编辑：小明