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    时间:2022-12-28 09:38 浏览数:138
    导读:采购对账是采购及财务对账人员与月结对账的各类供应商(物料供应商,外协供应商,设备配件辅料供应商)核对月度往来应付款项的工作。过往的对账大多依赖手工记录计算,大量重复工作并且容易出错。所损耗的人工费大大增加了公司运营成本

     

     

    一、采购管理制度与工作流程

     

    1、申购

     

    各项材料的请购部门如下:

     

    1)常备材料:生产管理部门

     

    2)预备材料:物料管理部门

     

    3)非常备材料:

           a.订货生产用料:生产管理部门

           b.其他用料:使用部门或物料管理部门

     

    2、下单

     

    1)通常情况下,采购员接到缺料,获取缺料以下基本信息:存货编码,产品型号,数量。

     

    2)分析缺料信息是否合理,再将定单下给供应商,定单必须含有以下信息:材料名称、型号,数量,单价,金额,计划到货日期。

     

    3)采购审核员根据具体情况进行定单审核

     

    4)定单传真给客户以后,采购员需要与客户确认采购信息,并要求签字回传。

     

    5)紧急请购时,由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因,由上级主管签字,再交由采购紧急处理。

     

    3、采购发单

     

      采购定单完毕以后,采购员根据采购定单上要求的供货日期,采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司。

     

    4、入库

     

      收货员收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息:供应商名称,定单号,存货编码,数量;如定单上的信息与采购定单不符,征求采购员意见是否可以收下。

     

    5、退货

     

      采购填写退货单,进行定单退货。

     

    6、对帐

     

    1)月结

     

      a.每个月月初,各供应商将上月月结表送至我公司,采购员根据我公司收货员签字的送货单,我公司的入库单据和单价表核对月结表。

     

      b.目前月结表中出现以下不足之处:无定单号,存货编码,退货数量,上月欠款余额,发生额至本期欠款余额等信息。

     

    2)增值税发票

     

      校对发票上的以下信息:我公司的全称,帐号,税号,发票上的材料名称,数量,金额。在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于定单金额,特指一张定单只有一种材料的情况。

     

    7、付款:

     

      根据付款周期编制付款计划,由财务出纳安排付款。

     

    二、委外外协出现问题怎么处理

     

    1、传统解决方案:

     

    尽量保存好单据,可能还会请文员专门做统计的事情,但是大部分文员完全不懂工艺,只能机械式的统计,很难判断是否合理,既浪费了人力,效果也不一定好。

     

    2、管理系统解决方案:

     

    1)外发订单分供应商全部记录。

     

    2)数据根据供应商执行情况自动记录。

     

    3)所有数据清晰可查,减少和供应商的扯皮,有效减少查询和对账成本。

     

     

     

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    编辑:小明

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